دليل نماذج تسليمات

أثر المشروع: مراجعة المرحلة

مرجع الوثيقة: PMO-05.08

توفر هذه الوثيقة مرجعًا شاملًا واحترافيًا لفهم الغرض من مراجعة المرحلة واستخدامها الفعال بما يتوافق مع إطار تسليمات.

1. مفهوم الوثيقة وطبيعتها

وثيقة مشروع رسمية متوافقة مع تسليمات تُعرف بـ مراجعة المرحلة، وهي نشاط يُنفَّذ في نهاية كل دورة. وعادة ما تُسجَّل المعلومات على ملاحظات لاصقة أو في برنامج. ومن الأساليب الشائعة ما يُعرف بـ "نجمة البحر"، ويجمع: ابدأ، وتوقف، واستمر، وزد، وقلل. والهدف هو تحسين أداء الفريق وجعله أكثر كفاءة في كل دورة تالية.

وتسجّل سياق الجلسة، والملاحظات الخمسة لنجمة البحر، وبنود الإجراءات المأخوذة منها مع مالك وموعد مراجعة، ونتيجة تلك الإجراءات في المراجعة التالية. ويُحمل بديل FLAP كقسم قابل للحذف.

2. القيمة والأهمية الاستراتيجية

لأن المراجعة التي تسجّل ما حدث دون تسجيل ما سيتغير هي اجتماع لا حلقة تغذية راجعة. وعمود النتيجة هو ما يحوّل قائمة النوايا الحسنة إلى تغيير في طريقة عمل الفريق، وبدونه تُنقل الإجراءات نفسها من دورة إلى أخرى.

3. التوقيت ودواعي الإعداد والتحديث

يُعد هذا المخرج ضمن مجموعة التنفيذ، في نهاية كل دورة، أو على الفاصل الزمني الذي يتفق عليه الفريق، وهو ما يسجّله النموذج صراحةً.

4. الأدوار والمسؤوليات (RACI)

المسؤوليات: يتيسرها قائد الفريق بحضور الفريق كاملًا، بمن فيهم كل من ستؤثر فيه الإجراءات. وتراجع النتائج مدير المشروع في المراجعة التالية.

إرشادات التخصيص والمواءمة

بدلًا من أسلوب نجمة البحر، يمكنك استخدام "FLAP"، وهي اختصار لـ الاعتبارات المستقبلية، والدروس، والإنجازات، والمشاكل. استخدم أحدهما لا كلاهما: فالنموذجان المتوازيان يمتلئ أحدهما نصفًا ولا يُوثَّق في أي منهما.
يمكنك الترميز اللوني للمعلومات للإشارة إلى فئة، مثل تقني أو عملية أو أشخاص أو بيئة. فهذا يكشف نمطًا تخفيه قائمة من الجمل.
أضف صفوفًا أو احذفها حسب الحاجة. فبعض الفرق تنفذ المراجعة لكل دورة وبعضها لكل إصدار، وينبغي أن يوضح النموذج أيّهما.
اجعل البند واحدًا في كل صف وفي جملة واحدة. فالبند الذي يحتاج إلى شرح هو بندان، أو أنه لم يُفهم بما يكفي للتصرف بناءً عليه.

المحاذاة والترابط المؤسسي

1. المتطلبات المسبقة والمدخلات (الاعتماديات السابقة)

إلزامي:
- خطة إدارة المشروع (PMO-04.01.01)
- خطوط الأساس المعتمدة: النطاق (PMO-04.02.05)، الجدول الزمني (PMO-04.03.08)، التكلفة (PMO-04.04.04)
اختياري / سياقي:
- سجل المخاطر (PMO-04.08.02)
- خطة إشراك المعنيين (PMO-04.10.01)

2. النماذج التابعة (الاعتماديات اللاحقة)

إلزامي:
- تقرير حالة المشروع (PMO-06.01)
- سجل التغييرات (PMO-05.04)
- ملخص الدروس المستفادة (PMO-07.01)
اختياري / سياقي:
- تحليل التباين (PMO-06.04)
- سجل القرارات (PMO-05.02)

5. إرشادات تعبئة الحقول والبيانات

لإكمال مراجعة المرحلة بشكل دقيق واحترافي، يجب على المسؤول المكلف تعبئة الأقسام التالية بناءً على سياق المشروع (مع التأكد من مراجعة parameters.md للتحقق من المتغيرات العامة للمشروع):

الدورة أو التكرار: الدورة أو التكرار الذي تغطي هذه المراجعة. والمراجعة التي لا تذكر الدورة التي تنتمي إليها لا يمكن مقارنتها بالسابقة، وسلسلة مراجعات لا يمكن تعدادها هي نفسها لا شيء.
أعضاء الفريق الحاضرون: من شارك. ومن ليس في الغرفة لا يستطيع تنفيذ ما تم الاتفاق عليه، فاذكر الغائبين وكيف يصلهم ما تم الاتفاق عليه.
التاريخ: تاريخ عقد المراجعة. اذكره مع رقم الدورة في السطر نفسه، فالمراجعة التي تحمل تاريخًا فقط لا يمكن مطابقتها بما قبلها، وتتحول المجموعة إلى سجل تواريخ بلا سياق.
ابدأ: الإجراءات والسلوكيات التي سيبدأ الفريق بتنفيذها. كن محددًا: فعبارة "نعقد مراجعة مشتركة مع ضمان الجودة مرتين أسبوعيًا" قابلة للتنفيذ، بينما "نتواصل بشكل أفضل" ليست كذلك.
توقف: الإجراءات أو السلوكيات التي سيوقف الفريق عن تنفيذها. وإذا لم يكن الفريق مستعدًا للتوقف فعليًا، فإن تسجيلها هنا لا يبني سوى قائمة يتعلم الفريق عدم الثقة بها.
استمر: الممارسات التي ينبغي أن يواصل الفريق تنفيذها. واذكر سببها، فالسبب هو ما سيحتاجه فريق مستقبلي حين ينتقل الشخص الذي أدخل هذه الممارسة.
زد: الممارسات التي لم تُنفَّذ بانتظام وينبغي تنفيذها بشكل أكثر. وعدم الاتساق يعني عادة أن الممارسة موجودة لكن لا شيء يفرضها، فسجّل ما سيفرضها.
قلل: الممارسات التي أُفرط فيها أو ينبغي تقليلها. وانتبه للممارسات التي وُجدت لحل مشكلة لم تعد موجودة؛ فذلك هو المصدر المعتاد للطقوس التي لم يعد الفريق يلاحظها.
الإجراء: التغيير المحدد الذي سيُجرى، مأخوذًا من أعمدة ابدأ وتوقف وزد وقلل بدلًا من اختراعه بشكل منفصل.
المالك: الشخص الواحد المسؤول عن تنفيذه. لا يمكن للفريق أن يكون مالكًا لإجراء، لأن الفريق لا يكون متاحًا دائمًا.
الموعد: تاريخ الإنجاز، والمكان الذي ستُراجع فيه. والإجراء بلا موعد مراجعة هو إجراء يُنقل إلى المراجعة التالية كملاحظة عن العمل بشكل أفضل.
النتيجة: ما حدث عند تطبيقه، ويُملأ في المراجعة التالية. وبلون هذا العمود يكرر الفريق الإجراءات نفسها وتصبح المراجعة طقسًا لا حلقة تغذية راجعة.
اعتبارات مستقبلية: بديل FLAP لقالب نجمة البحر. إذا كان الفريق يفضل FLAP، فاستبدل أعمدة نجمة البحر الخمسة بالإنجازات والمشاكل والدروس والاعتبارات المستقبلية، لا أن تسجّل كليهما، فالنموذجان المتوازيان يمتلئ أحدهما نصفًا ولا يُوثَّق في أي منهما.

النماذج المرتبطة

6. نموذج تطبيقي معبأ (مثال استرشادي)

يتوفر نموذج تطبيقي مكتمل وعالي الجودة يوضح كيفية تعبئة واستخدام هذا المستند عملياً:

📖 النموذج التطبيقي المكتمل: 05_08_مراجعة_المرحلة_(Retrospective)_مثال.md